«Я ничего не успеваю!»: как освоить тайм-менеджмент и перестать опаздывать — советы эксперта

Но сложности со временем начинаются в гораздо более раннем возрасте. Ученица 5 класса Саша тоже жалуется на острую нехватку этого ценного ресурса: «Нам столько задают, что я сижу над домашкой иногда до одиннадцати. А мне же хочется и с друзьями поговорить, и в компьютер поиграть!»

С тех пор искусство управлять временем совершенствуется и специализируется — появляются пособия для бизнесменов, руководителей и офисных работников, продавцов и производственников. Специализация эксперта по тайм-менеджменту и личной эффективности Анны Всехсвятской — планирование «женского времени». Итак, уточняем детали и выявляем подводные камни — все, что необходимо учесть, чтобы наше управление временем своей жизни приблизилось к идеальному.

Общие принципы

Все профессионалы тайм-менеджмента согласны с тем, что полезно определять цели, а затем представлять их в виде конкретных и достижимых задач. Расставьте задачи в порядке приоритетов: сначала более важные и срочные, а менее важные — в оставшееся время. Проследите, чтобы отдых и личная жизнь тоже вошли в список задач.

Потом вы сможете сравнить это с тем, что получилось в действительности. В следующий раз это поможет вам рассчитывать время точнее.

А вот период, на который мы строим планы, разные специалисты определяют по-разному. На день, на месяц? «Когда я планирую время, предпочитаю расписать всю неделю по дням и сделать это в выходные за полчаса», — признается эксперт.

Учитывать контекст

Многие смотрят с утра на огромный список дел и сами пугаются объема. Единый большой список неудобен, потому что часть дел неактуальны в данный момент. Зачем целый день держать перед глазами перечень дел, которые нужно сделать вечером? Лучший способ — разделять списки дел по контекстам.

Можно ориентироваться на время дня, и тогда список дел распадается на «утренний», «дневной», «вечерний». Или списки «ребенок в школе» и «послешкольный». «Контекстом» может быть рабочий инструмент: телефон, компьютер — сделал разом все нужные звонки, потом включил компьютер, нашел статью, проверил почту и так далее.

Можно привязать списки к месту — дом, работа, выход в город. «Дома вы видите только перечень домашних дел, на улице — список покупок в магазине, дела в банке, на работе…» — уточняет эксперт. Выбирайте любой удобный вам принцип, по которому разделяете день на тематические контексты.

Расписывая дела, обязательно оставляйте себе «подушку запасного времени». Эксперты рекомендуют планировать только 70% как рабочего, так и личного времени, а 30% оставлять про запас. Анна Всехсвятская также предлагает не притирать дела друг к другу вплотную с точностью до минуты, а оставлять между ними 15-минутные зазоры. Тогда опоздания и затянувшиеся разговоры не позволят обрушиться всему дневному графику.

Чтобы сделать график дел более сбалансированным, можно составлять план не только на день, но и на неделю, месяц и дальше. Так мы увидим, насколько рационально распределяем время между сферами жизни. Если на работе завал и это нам кажется самым важным, то дневной график составляем с перевесом рабочей сферы. Но тогда семейное торжество, гастроли любимой группы или родительское собрание случаются внезапно и выбивают нас из колеи!

«Большой» график, например, на месяц, позволяет заблаговременно уложить в него другие важные сферы: семью, развлечения, уход за собой. Кроме этого в жизни случаются действительно непредсказуемые и непреодолимые обстоятельства, из-за которых ежедневный график срывается полностью, и нас может накрыть паника — ничего не успеть! А в нашем «большом» графике проще увидеть, как можно переставить и подвинуть дела, чтобы минимизировать форс-мажор.

Учитывать себя

Индивидуальных приемов тайм-менедж­мента не существует, но есть индивидуальные особенности, которые нужно у себя замерить. И уже с их учетом создавать собственные правила тайм-менеджмента и планировать дела.

1. Нагрузки

Первое, что стоит оценить, — свои нагрузки, утомляемость и способность к восстановлению. У неработающей студентки, живущей с родителями, много сил и времени на отдых. У замужней женщины с маленькими детьми и собакой совсем другие нагрузки и возможности для восстановления. Переоценка сил при планировании может привести к срывам, отчаянию и болезням.

Не надо пытаться объять необъятное, лучше ставить посильные задачи и делать только самые важные дела, пусть понемногу, но регулярно. Остальное кому-то делегировать или отложить до лучших времен.

2. Биоритмы

Очень полезно изучить свои биоритмы, подъемы и спады активности в течение дня. Дело, которое на пике активности может быть сделано за 15 минут, в минимуме активности будет выполняться в несколько раз дольше. Поэтому в активные периоды планируем самые сложные и креативные задачи, а на спаде активности делаем рутинные необходимые дела.

Можно себя протестировать, замерить ощущение времени на каком-нибудь небольшом деле, а потом сравнить с показаниями часов. Если же мы замечаем, что постоянно делаем все дела несколько дольше, чем предварительно было записано в графике, то при составлении плана стоит внести индивидуальные поправки.

Установить приоритеты

«Никакой продвинутый тайм-менедж­мент, никакие инструменты планирования не сработают, если у нас нет достаточной мотивации», — говорит эксперт. Любое дело делается быстро и азартно, если нами руководит стремление его сделать и получить результат. А когда мы тормозим и отвлекаемся от выполнения дела, это означает, что в глубине души мы не хотим его делать.

Но как разобраться в собственной мотивации? Не задаваться же вопросом «А зачем мне это нужно?» каждый раз перед мытьем посуды. Система обучения тайм-менеджменту Анны Всехсвятской начинается с курса «Порядок в голове».

Сначала нужно определиться с личными ценностями и выяснить, что для нас действительно важно. Отделить и выкинуть чужие ценности, которые навязаны воспитанием и общественным мнением, обнаружить бессмысленные ограничения «никто так не делает, не положено», прилипшие страхи «я не смогу», — и избавиться от них.

По своим правилам

Привычка и навык слушать интуицию поможет выявить настоящие мечты, научиться фантазировать и превращать фантазии в осмысленные цели. Дорогие нашей душе ценности и мечты мы учимся защищать от критики других, а также от «внутреннего критика». Осознание наших стремлений укрепляет внутренний стержень личности, и возникает четкое понимание, куда мы хотим двигаться и зачем все это нужно.

На фундаменте осознанности можно возводить здание тайм-менеджмента — ставить цели, распределять приоритеты… И тогда выбор работы, партнера, хобби, мест отдыха уже будет не случайным или навязанным, а собственным и любимым.

Но тот, кто научился учитывать свои обстоятельства, может попробовать создать собственную систему тайм-менеджмента. Его планы на день, на месяц и на любой срок будут гармоничными и эффективными, потому что подстроены точно под него, будто бы скроены по его мерке.