«У меня постоянно болит горло, — рассказывал доктору Рикардо Семлер, — антибиотики уже не помогают. Время от времени случаются обмороки. Я принимаю лекарства от учащенного сердцебиения и мигрени. У меня гастрит, и днем приходится пить молоко от изжоги. Из-за больного горла я не могу утром есть твердую пищу, а по вечерам так устаю, что есть мне уже не хочется. Спорт? Только вверх по лестнице до кабинета, но после мне нужно на несколько минут прислониться к стене».
Пройдя обследование и сдав все возможные анализы, он готовился услышать неприятный диагноз и уже смирился с тем, что придется лечь в клинику, но… доктор сказал, что результаты отличные и нет никаких отклонений.
Кроме стресса — самого запущенного из тех, что врач когда-либо видел у человека двадцати пяти лет от роду. Лечение? Он не знал, что предложить: «Но совершенно очевидно, что вам необходимо изменить абсолютно все в своей жизни. Я рекомендую принимать по 2 таблетки аспирина 8 раз в день. Эти 16 пилюль не слишком помогут, но будут регулярно напоминать, что у вас огромная проблема, которую нужно решить».
Рикардо стал думать, что делать. И придумал, как только проанализировал основные проблемы: что крадет время и как с этим бороться.
Что крадет время?
1. Вера в прямо пропорциональную зависимость между трудозатратами и результатом
На бразильском флаге написано «Ordem е progresso» («Порядок и прогресс»). Правильнее было бы сказать: «Порядок или прогресс» — ведь на самом деле это несовместимые явления. Достижение результатов в бизнесе часто связывают с трудозатратами. Если менеджер по продажам, сумевший утром заключить выгодную сделку, уходит домой во второй половине дня, считая свою работу выполненной, то его будут считать удачливым лентяем, а не талантливым менеджером.
2. Убежденность, что объем выполненной работы важнее, чем ее качество
Тот, кто умеет правильно организовать свое время, всегда под подозрением. И если он идет в театр, не берет домой портфель с бумагами, проводит выходные с семьей и даже иногда в обед забирает детей из школы, его уже воспринимают как бездельника.
3. Боязнь делегирования полномочий, страх, что вас смогут заменить
Рикардо отказался от факторов, крадущих время, вскоре после посещения концерта самой известной пианистки Бразилии Магды Тальяферро. Слушая Сибелиуса в ее исполнении, он думал о том, что она родилась, когда Бразилия была еще монархией, застала изобретение автомобиля и самолета, пережила две мировые войны и все еще играет на пианино.
Ему пришло в голову, что время следует мерить годами и десятилетиями, а не минутами и часами. Невозможно осмыслить жизнь в ее величии и сложности, если вы постоянно обращаетесь к счетчику минут.
Лечение болезни «нехватка времени»
1. Начните с конца
Установите определенное время ухода с работы и следуйте ему на автомате. Рикардо Семлер выбрал 19 часов только потому, что часто работал до полуночи.
2. Приобретите вторую мусорную корзину
Не забывайте о вопросе, который обычно задавал легендарный руководитель General Motors Альфред Слоан: «Что ужасного может произойти, если я выброшу это?» Если вас не бросает в дрожь и не прошибает пот — действуйте, выбросьте это. Оставьте этот великолепный символ свободы — вторую корзину — рядом со своим столом еще на несколько месяцев.
3. Сокращайте документы
Все документы в своей компании бизнесмен ограничил объемом в одну страницу с заголовком в начале (подобно газетному), в котором сформулирована суть проблемы. Нет никаких исключений, даже для маркетинговых отчетов.
4. Поручайте дела другим людям
Спросите себя: «Может ли кто-нибудь другой выполнить эту задачу хотя бы на 70% так же, как я?» Если да, то отдайте эту работу другому.
Как прекратить затяжные совещания
Путем проб и ошибок Рикардо Семлер и его сотрудники составили обязательные правила.
1. Начинайте вовремя
Если встреча началась на 5–10 минут позже, это еще соответствует понятию «вовремя». Начинайте с теми, кто присутствует в настоящий момент. Сделайте так несколько раз, и любители опаздывать усвоят урок.
2. Не начинайте встречу, не определив заранее, когда она закончится
Не превышайте установленное время больше чем на несколько минут. Если вы находитесь в собственном кабинете, то, когда захотите закончить совещание, встаньте с кресла и скажите: «Ладно, на сегодня все». «Иногда я с самого начала сажусь на край своего стола. Может, это и невежливо, но зато работает», — говорит Рикардо.
3. Перед началом встречи огласите повестку дня
Перечислите пункты в порядке важности. Не поддавайтесь искушению сначала прояснить старые вопросы или избавиться от несложных новых вопросов.
4. Делегируйте
Поручите одному или нескольким людям решение тех проблем, которые могут занять больше времени, чем на них отведено, или которые приводят к затяжным дискуссиям без всякой надежды на результат.
5. Не устраивайте встречи, продолжающиеся более 2 часов
После этого внимание тает с каждой минутой.
6. Избегайте «шоу с цирковыми собачками и лошадками»
Следите за тем, чтобы отчеты были краткими, и не допускайте использования таблиц и диаграмм. Избегайте также слайдов и никогда не выключайте свет.
7. Попробуйте обойтись телефонными звонками или обменом краткими фразами в коридоре
Люди имеют склонность устраивать совещание по проблемам, которые можно решить за 10-15 минут по телефону или электронной почте.
