Как за 3 часа сделать больше, чем многие успевают за неделю

1. Избегайте «убийц продуктивности»

Пытаясь повысить собственную эффективность и способность к концентрации, мы читаем книги по тайм-менеджменту и продуктивности, устанавливаем специальные приложения. Но прежде чем идти этим путем, нужно понять, что именно нам вообще мешает сосредотачиваться.

Например, это чтение рабочих сообщений и писем еще до начала рабочего дня. Проверяя почту рано утром, мы заранее перегружаем свой мозг задачами, добавляем себе стресса, бросаемся тушить локальные «пожары», хотя у нас могли быть запланированы более важные и приоритетные дела. Или просто испытываем бессилие, ведь мы вряд ли сможем решить возникшие проблемы, пока коллеги не выйдут на связь.

Еще один «убийца продуктивности» — уведомления (сообщения, напоминания и прочее). У многих из нас телефон буквально разрывается, и это не может не отвлекать.

Плюс ко всему, что бы там ни говорили некоторые коучи и мотивационные спикеры, природа не задумывала нас многозадачными. Как бы мы ни старались оставаться сосредоточенными, уведомления отвлекают, и вновь сконцентрироваться на задаче бывает непросто: по некоторым данным, на это уходит порядка 23 минут^*.

Наконец, проверка телефона превращается в своего рода наркотик: когда мы делаем это, организм получает свою порцию дофамина — «гормона хорошего настроения». А значит, снова спешим за добавкой.

Как быть?

• Если работа позволяет, хотя бы время от времени (по утрам особенно) переводите телефон в авиарежим или ставьте статус «не беспокоить».
• Удалите все ненужные или не слишком важные приложения либо отключите уведомления в них.
• Не начинайте день с телевизора, чтения новостей и ленты соцсетей. Потребляя контент, мы не приближаемся к своей мечте или цели, а лишь перегружаем голову ненужной (как правило) информацией, да к тому же расстраиваемся и испытываем стресс, что приводит к снижению продуктивности.

2. Используйте первые часы после пробуждения по максимуму

Защищайте свое утреннее время от любых посягательств. Именно в первые три часа после подъема нам удается быть наиболее креативными, сосредоточенными, продуктивными и энергичными. Вот что можно сделать:

• Первые несколько минут утра стоит тратить на приятный ритуал, не связанный с работой. Цель его — помочь вам обрести правильный настрой. Можно помедитировать, пройтись, приготовить себе полезный завтрак, прочесть что-нибудь вдохновляющее, записать свои цели или просто потянуться. Не тратьте на это слишком много времени, главное, чтобы вы чувствовали себя на 100% готовыми — физически и психологически — к новым свершениям.
• Избавьте себя от необходимости принимать по утрам мелкие неважные решения — что съесть, что надеть, какое упражнение выполнить. Не тратьте на это психическую энергию — придерживайтесь выработанной рутины.
• В оставшиеся 2-2,5 часа, работая, выкладывайтесь по полной. Дальше мы расскажем, как именно.

3. Делите работу на подзадачи

Многие из нас считают себя неспособными доводить дела до конца из-за «лени, отсутствия мотивации и силы воли». Однако истинная причина куда проще. Например, в свой список задач вы могли внести «написать статью для блога» или «сделать новый сайт». Обе эти задачи слишком трудозатратные — на их выполнение может уйти от 3 до 30 часов!

Эксперты предлагают «есть слона по кусочкам» — разбивать каждую большую задачу на ряд маленьких, конкретных и выполнимых. В идеале на выполнение каждой микрозадачи должно уходить не более часа.

При этом подходе «написать статью для блога» превращается в «определиться с темой», «набросать структуру текста», «подготовить черновик», «придумать 3 варианта заголовка» и так далее. Выполняя каждую из этих задач, вы будете обретать все больше уверенности в себе. А сделать несколько мелких шагов всегда проще, чем один большой.

4. Учитесь расставлять приоритеты

Не забывайте про «принцип Парето», согласно которому 20% усилий (в данном контексте — вашей работы) дают 80% результата. Не стремитесь к тому, чтобы выполнить все задачи из своего списка, — выберите три наиболее важные и сделайте их своим приоритетом. Выполняйте их одну за одной, не отвлекаясь ни на что, пока не закончите. Так вы сможете каждый день делать больше, чем прежде. И опять же, самое важное стоит выполнять в наиболее продуктивные утренние часы.

Чтобы определиться с тремя приоритетными задачами, спросите себя:

• Какие три задачи точно не могут ждать до завтра?
• Выполнения каких трех задач будет достаточно, даже если я больше ничего не сделаю?
• Какие три дела сильнее всего повлияют на мою жизнь?

Если задач все равно остается больше трех, идите от обратного: отсейте те, невыполнение которых меньше всего повлияет на вас. Затем расставьте приоритеты между оставшимися тремя.

5. Установите ограничения по времени

Слышали о законе Паркинсона? Звучит он так: «работа занимает все отведенное на нее время». Иными словами, сколько бы времени вы ни давали себе на выполнение того или иного дела, будьте уверены: оно займет все это время — и ни часа (ни минуты) меньше. Так что, если хотите больше успевать, ставьте себе более жесткие временные рамки, внутренние дедлайны, которые будут стимулировать вас работать не только качественно, но и быстро.

6. Используйте «метод Помидора»

Придумавший его предприниматель и коуч Франческо Чирилло использовал кухонный таймер в виде помидора. Он заводил таймер, работал, пока не раздавался сигнал, делал короткий перерыв, потом все повторял. Таким образом интервалы максимальной продуктивности и концентрации чередовались с перерывами, во время которых можно было отдохнуть и восстановиться, — совсем как при выполнении физических упражнений.

Чирилло пользовался схемой «25 минут работы — 5-минутный перерыв», но вы можете варьировать интервалы, исходя из ваших задач. При этом во время перерывов нужно действительно отдыхать, а не проверять почту, соцсети или иным образом отвлекать себя. Вместо этого можно сделать разминку или хотя бы встать и потянуться.

7. Группируйте задачи

В среднем мы тратим 28% рабочего дня на чтение электронных писем и ответы на них. При этом, как уже было сказано ранее, отвлекаясь на письма и сообщения, мы испытываем сложности с тем, чтобы снова вернуться к задаче. Одно исследование показало, что мы проверяем почту и сообщения в среднем раз в шесть минут.

Вместо того, чтобы оставлять окно с почтой открытым на весь день (так делает 84% сотрудников), лучше запланировать 1-3 временных слота конкретно на проверку писем и сообщений. Многие тут же возразят, что это не всегда возможно. Мол, их работа этого не позволяет. Но так ли это на самом деле?

• Пробовали ли вы проверять почту реже?
• Привело ли это к каким-либо негативным последствиям?
• Действительно ли от вас требуется отвечать на письма и сообщения в течение нескольких минут или секунд?

Если же вы не пробовали, начните прямо сейчас и посмотрите, что получится. Как вариант, можно настроить уведомления в телефоне таким образом, чтобы видеть только имя отправителя и тему письма, не отвлекаясь на его содержание. Так вы сможете не бояться, что пропустите сообщение от начальника или важного клиента.

8. Слушайте на повторе одну и ту же песню

В том случае, конечно, если музыка вообще помогает вам работать. В чем смысл этого приема? Слушая одну песню снова и снова, мы перестаем отвлекаться на слова и просто заряжаемся необходимой энергией.

9. Копните глубже и разберитесь, в чем вообще проблема

Если вы перепробовали все описанные в статье способы, но все равно не можете сконцентрироваться и доводить дела до конца, спросите себя, а хотите ли вы вообще их выполнять. Возможно, вы чего-то боитесь или испытываете внутреннее сопротивление? Если так, постарайтесь понять, что за этим стоит. Возможно, ваши тело и разум пытаются вам что-то сказать. Прислушайтесь к ним — без этого, увы, даже самые эффективные инструменты не помогут вам преуспеть.