Основные принципы делового письма
Четкость и лаконичность — деловое письмо должно быть кратким и написано по существу. Избегайте лишних деталей и сложных конструкций. Важно, чтобы адресат сразу понял суть вашего сообщения.
Формальность — даже если вы общаетесь с хорошо знакомым человеком, важно сохранять формальный тон. Это подчеркивает уважение к собеседнику и демонстрирует вашу профессиональную этику. Избегайте использования жаргона, сленга и эмоциональных выражений.
Адресность — обращайтесь к получателю по имени-отчеству или просто по имени, если это принято в вашей компании. Уважительное обращение создает атмосферу доверия и уважения.
Правильное оформление — письмо должно иметь четкую структуру: приветствие, основной текст, заключение и подпись. Следуйте ей, избегайте ошибок в правописании и пунктуации.
Кстати о приветствии: все чаще можно наблюдать, что сообщения в деловой переписке становятся обезличенными. «Когда мы не обращаемся к человеку по имени, то зачастую увеличиваем дистанцию. Почему такое происходит? На моей практике, этим грешат выпускники, студенты… Возможно, влияют социокультурные факторы, так как это не норма этикета. Я никому не рекомендую идти по такой дорожке», — эксперт по этикету Татьяна Баранова.
Структура делового письма
Приветствие
Начните письмо с обращения к получателю. Например, «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Мария». Если имя адресата неизвестно, можно использовать нейтральное «Уважаемые коллеги».
Основной текст
Здесь следует изложить основную информацию: цель письма, запрос, предложение или решение вопроса. Старайтесь избегать длинных предложений и сложных оборотов речи.
Заключение
Завершите письмо благодарностью за внимание или предложением дальнейших действий. Например, «Благодарю за сотрудничество» или «Надеюсь на ваше понимание и поддержку».
Подпись
Подписывайтесь полным именем и должностью, также укажите контактные данные для обратной связи.
Почта vs мессенджеры
Чем электронное письмо отличается от сообщения в мессенджере? Зачастую почту люди просматривают в самый последний момент. Этично ли тогда отправлять e-мэйл и следом писать сообщение на мобильный?
«Я рекомендую делать так только в экстренных случаях. Хотя бы потому, что деловые люди итак целый день на связи, постоянно с кем-то общаются и решают вопросы. Дополнительные послания только будут их отвлекать», — заметила Татьяна Баранова.
Сроки ответов на деловые письма
Ответ на деловую корреспонденцию должен быть отправлен в течение разумного времени. Обычно это от одного до трех рабочих дней. Если ответ требует дополнительного времени, лучше сообщить об этом отправителю.
Соблюдение правил этикета в деловой переписке поможет вам создать положительный имидж и укрепить деловые отношения. Помните, что каждая деталь имеет значение: от правильного выбора слов до аккуратного оформления письма.
Ведущая программы «Хорошие манеры» на «Радио 7»
