Совладать с эмоциями, чтобы выиграть больше
Провести мероприятие, будь то юбилей или свадьба, корпоративная встреча или годовщина, означает собрать множество различных деталей в одном месте и заставить их работать как единый механизм. Иногда нам так впечатывается в память красота ресторана, что мы забываем о качестве блюд и не думаем о необходимой технике и освещении, в итоге в последний момент происходит какой-то курьез.
Поэтому при подготовке важно сделать выбор в пользу рациональности — сразу составить список всего необходимого в мельчайших подробностях, расписать все активности по времени и исполнителям. Чем тщательнее пройдет подготовка, тем меньше будет сюрпризов.
Сделать выбор в пользу рациональности поможет организация праздника под ключ
Таким образом вы перенесете ответственность с разных подрядчиков на одного исполнителя, которого удобнее будет контролировать. Например, не только предоставляют пространства для праздника, но и готов взять на себя всю подготовку и проведение.
«У нас есть возможности для организации любых мероприятий, своя первоклассная кухня, свой персонал, оборудование и уникальный дизайн помещений с мебелью, созданной на нашем производстве, — рассказывает руководитель отдела продаж LOFT HALL Александр Великанов. — Молодожены могут провести в лофтах выездную регистрацию и незабываемо отметить этот особенный день.
Например, в LOFT#4 у нас есть апартаменты, которые могут служить как резиденция жениха и невесты, где можно переночевать, устроить фотосессию и снять красивые видео, а затем провести праздник, а можно устроить там афтепати с друзьями или в узком кругу семьи».
Отношение персонала создает впечатления
«Наш бренд — про эмоции и важные жизненные события людей, — отмечает Александр Великанов. — Дело не в том, сколько и что стоит, а что люди получают в конечном итоге как продукт, каким он будет. При любом бюджете мы гарантируем уникальные решения с красивой мебелью, вкусной кухней, особым отношением персонала и эмоциями.
Все службы работают едино и слаженно, чтобы мероприятие прошло на высоком уровне. Мы любим свое дело, и нам важно, чтобы сотрудники были не только профессионалами, но и обладали важными человеческими качествами».
Нетоксичный и искренне желающий помочь персонал — это та часть мероприятия, о которой легко забыть. При этом именно от людей зависят яркие эмоции и позитивное настроение, которое так легко будет потом оценить на снимках, которые останутся на память с праздника.
Делегировать
«Над каждым проектом работает множество профессионалов, чтобы торжество запомнилось на всю жизнь и прошло без стресса», — делится руководитель отдела продаж LOFT HALL. Делегировать отдельные обязанности специалистам — важная часть для минимизации стресса. Конечно, речь идет именно об опытных исполнителях, их еще тоже нужно найти.
В ивент-сфере профессионалы хорошо знают друг друга и обычно работают слаженным коллективом долгие годы, поэтому, обращаясь, например, в для организации праздника, можно быть уверенным, что персонал выполнит все необходимое в нужное время. У сотрудников также есть все необходимые контакты.
Они могут посоветовать и декораторов, помочь подобрать ведущих, найти фотографа и диджея
«Был такой интересный случай, — вспоминает Александр Великанов. — Мы предупредили клиентов о возможных погодных условиях осенью, но они все равно решили сделать выездную регистрацию брака на улице. Предложили поставить все внутрь зала, где было вполне достаточно места. Организатор пары отказался это делать и надеялся на хорошую погоду. К сожалению, этого не случилось. В итоге мы предоставили им террасу соседнего лофта, чтобы праздник состоялся.
Таких ситуаций бывает много, но мы стараемся идти навстречу. 60 гостей, свадьба, красивые цветы и платья, дорогое оформление — и начинается дождь. Чтобы избежать таких ситуаций, мы готовы помочь бесплатно дополнительным помещением — главное, чтобы клиент был доволен».
Главная ошибка при организации массового мероприятия — попытка все взвалить на себя и пренебречь мнением тех, кто гораздо опытнее. В итоге не получится одинаково хорошо сделать все: провал может быть с доставкой торта, оформлением помещения или из-за банального просчета с погодой. Делегирование и экспертиза каждого в своем деле спасет любое мероприятие и сделает его запоминающимся.
Предусмотреть возможность эмоциональной реакции
«Мы понимаем, что мероприятие — это всегда эмоции и, конечно же, потенциальная возможность разбить посуду. Если мы понимаем, что произошла случайность, мы не берем с клиентов дополнительную плату за порчу имущества», — делится Александр Великанов.
Эмоции могут довести и до драки, поэтому важно контролировать накал страстей во время мероприятия. Грамотная организация позволит избежать лишних скандалов, разбирательств и слез — совсем не этим должен запомниться хороший праздник.
«Одна экстремальная ситуация возникала у нас из-за торта, — рассказывают сотрудники LOFT HALL. — Курьер привозит десерт от компании, выбранной молодоженами, ставит, а он разваливается. До кондитера дозвониться невозможно, невесте об этом говорить нельзя, в итоге обращаемся к нашим поварам, чтобы они экстренно что-то придумали. Они собрали с кухни все, что могло помочь, и сделали красивый торт из развалин. Жених и невеста даже не заподозрили, что все пошло не по плану. Мы им потом уже рассказали об этом».
Задача организаторов — быть везде и предвосхищать события, чтобы ничто не испортило праздник
В процессе подготовки у менеджеров LOFT HALL на руках всегда документ — техническое задание на 40 пунктов, которое выглядит, как минимум, не меньше одной из рукописей Фрейда. Организаторы должны предусмотреть все — от логистики и работы с техникой до любых мелочей в виде сервировки.
«В моменте важно сделать все, чтобы клиенты ни о чем не думали — только получали положительные эмоции от своего праздника, — делится руководитель отдела продаж LOFT HALL. — Мы помогаем им справляться со стрессом. Неотъемлемая часть работы организаторов мероприятий — успокаивать плачущих невест и женихов, ведь мы работаем в индустрии эмоций.
Наша задача — сделать так, чтобы на самом празднике для такого стресса не было повода. Любой менеджер продаж и менеджер банкетной службы — это отчасти и психологи, потому что в процессе подготовки нервное напряжение растет. Чем ближе важная дата, тем больше стресс, который приходится нам вместе преодолевать.
Люди, которые ответственны за проведение большого мероприятия, например, со стороны компании или крупной корпорации, испытывают огромное давление. И мы должны помочь разгрузить их. Когда клиент приходит к нам, он понимает, что если не все, то большая часть проблем решится нами. Вместе мы сделаем все».
