Кайдзен — методика управления, которую начали применять на японских предприятиях после Второй мировой войны. Понятие состоит из слов «кай» (изменение) и «дзен» (хорошо) и означает непрерывное улучшение. Кайдзен обычно применяют как бизнес-стратегию. Но если рассматривать любое дело как проект, использовать эту методику можно и в повседневной жизни.
5S — пять принципов успеха
Важная часть философии кайдзен — система «пяти S», которая включает пять основных принципов работы.
Seiri («сеири») — сортировка.
Seiton («сеитон») — порядок, аккуратность, систематизация.
Seiso («сеисо») — чистота.
Seiketsu («сэикэцу») — стандартизация.
Shitsuke («сицукэ») — дисциплина.
Ясные, простые и эффективные правила кайдзен можно применить к любому делу: организации рабочего дня, воплощению личного проекта или образу жизни в целом.
Шаг 1: сортировка
Отделите важное от второстепенного. Сосредоточьтесь на первом, а от второго откажитесь совсем или на время. Это касается любых идей, задач или планов.
Герои кинофильмов часто говорят: «Мне сейчас не до личной жизни, я хочу сосредоточиться на работе» или «Я достаточно времени посвятил(а) карьере, теперь хочу заняться семьей». Это разумно: мы не всегда можем успеть все, как бы этого ни хотелось.
Здраво оценивать свои силы, расставлять приоритеты — полезный навык, который помогает сосредоточиться на том, что действительно важно
Выработать его поможет также характерная для японских компаний концепция lean manufacturing («бережливое производство») и связанные с ней методологии гибкого управления — например, Kanban. Разработанная компанией Toyota, Kanban широко применяется как в Японии, так и на Западе. В России ее использует, в частности, бренд японских ресторанов «Тануки».
«Один из основных принципов Kanban — готовность к изменениям, корректировка процессов в зависимости от ситуации. Это позволяет получить качественный результат точно в срок, — отмечает Татьяна Рахманова, генеральный директор компании мастер-франчайзи в России. — Перегруженность делами приводит к снижению продуктивности. В методологии Kanban используют понятие „отложенные обязательства“. В ситуации высокой неопределенности некоторые решения можно отложить на потом, чтобы не тратить время на перепланирование и ненужную работу. В результате мы сосредотачиваемся на более важных и срочных задачах».
Шаг 2: порядок
Масааки Имаи, основатель компании Kaizen Institute и автор книг по методике кайдзен, пишет, что второе S означает «упорядочить важные вещи так, чтобы ими было легко пользоваться».
В узком смысле это правило означает соблюдение порядка на рабочем месте, однако в работе и личной жизни его можно использовать шире. После того как отброшено все ненужное, следует навести порядок в более важном. Подобно тому как мы раскладываем вещи на рабочем столе, можно расположить задачи на день или неделю в соответствии с их приоритетом.
В качестве эффективного способа систематизации можно использовать один из приемов Kanban — доски и карточки
Разделите доску или лист бумаги на три столбца: «Нужно сделать», «В процессе» и «Завершено». В первой колонке рассортируйте задачи по приоритетности (от первостепенных к менее важным) и перемещайте карточки (например, обычные цветные стикеры) из одной колонки в другую по мере выполнения работы.
«Это мощный инструмент, который делает рабочий процесс наглядным, — говорит Татьяна Рахманова. — Кроме того, он приносит эмоциональное удовлетворение: когда вы не просто знаете, что все сделано, но замечаете, как карточки перемещаются из первой колонки в последнюю, вы чувствуете радость от выполненной работы».
Шаг 3: чистота
Чистота — одно из ключевых положений кайдзен: опрятное, чистое рабочее место свидетельствует о том, что все проверено и не возникнет неожиданных неполадок.
То же самое относится к делам и планам. Выражение «привести мысли в порядок» существует неспроста. Йога, медитация, пробежка, прогулки на природе, спокойная музыка, несколько минут уединения и тишины, чтение книг, просмотр сериалов — пользуйтесь любыми методами, которые помогают мыслить спокойно и ясно.
Шаг 4: систематизация
Предположим, вы собираетесь освоить новую профессию, начать заниматься спортом или сделать прибыльным личный блог. Разбейте большую задачу на небольшие, легко выполнимые дела и сделайте их частью повседневной рутины. Каждый маленький шаг будет приближать к большой цели.
Следуя методике кайдзен, вы быстро заметите устойчивый прогресс, который принесет ощутимые результаты в долгосрочной перспективе.
Шаг 5: дисциплина
В системе 5S стандартизация подразумевает самодисциплину и неуклонное следование избранному пути. Отличие восточной философии кайдзен от западного инновационного подхода — в мягком и постепенном внедрении новых привычек. Резкие перемены вызывают стресс, вот почему решение «начать новую жизнь с понедельника», как правило, приводит к провалу.
Но соблюдая регулярность, уделяя привычкам хотя бы несколько минут в день, мы небольшими шагами идем по пути, который приводит к большому успеху
«Западный инновационный путь развития и восточный (кайдзен) нередко противопоставляют, однако я вижу секрет успеха в их сочетании, — говорит Татьяна Рахманова. — Оригинальные идеи, передовые технологии, готовность к решительным шагам помогают совершить прорыв, заявить о себе, опередить конкурентов. Однако добросовестная повседневная работа — строгое следование стандартам, аккуратность, чистота, внимание к деталям — не менее важна. В ней нет ничего героического, но именно эта рутина создает основу для прочного и долгосрочного успеха как в бизнесе, так и в личной жизни».
