1. Держите список в голове
Звучит очевидно, но без этого пункта не обойтись: если вы не запишете задачу, велика вероятность, что вы о ней просто забудете. А вот сверяясь со списком, бумажным или электронным, вы сможете держать руку на пульсе и следовать плану.
2. Вносите пункты, которые не сможете выполнить
«Будьте честны с собой: если знаете, что до задачи не дойдут руки, не стоит вносить ее в свой список, иначе вы лишь почувствуете укол совести и разочаруетесь в себе», — объясняет эксперт по тайм-менеджменту Лора Вандеркам.
Эксперт по продуктивности Дэвид Аллен соглашается с коллегой и советует вести отдельный список масштабных задач, за которые хорошо было бы однажды взяться. Так вы не забудете об этих планах и приступите к их реализации, когда на это появятся ресурсы — финансовые, временные и эмоциональные.
3. Включаете в список слишком много задач
«Секрет в том, чтобы делать список максимально коротким: всего несколько пунктов с четко расставленными приоритетами лучше, чем бесконечная „простыня“, которую вам в любом случае не осилить, — считает Вандеркам. — Не пытайтесь вместить в список все дела, которые вам нужно или которые вы хотели бы сделать. Трех-пяти задач на день будет вполне достаточно; дела, по которым сроки не поджимают, можно перенести на другие дни».
«Мы часто переоцениваем то, что в силах успеть за день, и недооцениваем то, сколько всего можем сделать в более длительной перспективе», — напоминает создатель и ведущий подкаста о продуктивности «Продуктивный разговор» («A Productive Conversation») Майк Варди.
4. Не разбиваете большие проекты на мелкие задачи
«Когда мы делим большой проект на маленькие и выполнимые подзадачи, нас перестает сковывать страх перед глобальным и неизведанным, мы можем сделать первые шаги и отслеживать свой прогресс, — объясняет коуч по продуктивности Грейс Маршалл. — Все дело в том, что, закрывая пусть даже самую небольшую задачу, мы получаем свою порцию дофамина, и это помогает нам двигаться дальше. Это как с компьютерной игрой: мы проходим ее уровень за уровнем, решая задачи поочередно».
5. Формулируете задачи размыто
Варди советует прописывать каждую задачу максимально конкретно: к примеру, не просто «отправить e-mail клиенту N.», а «отправить клиенту N. актуальные данные по проекту».
«Представьте, что вам предстоит передать свой список задач коллеге. Как вы опишете каждую, чтобы максимально упростить ему работу? Ваш „коллега“ в данном случае — вы в будущем. Так сделайте себе такой подарок в виде четких инструкций, не заставляя себя вспоминать и догадываться, что конкретно вы имели в виду».
6. Используете в качестве списка дел свой список входящих сообщений
В этом случае велик риск завязнуть и весь день так и разгребать почту, отодвигая выполнение важных дел на потом. «Письма, скорее всего, будут приходить весь день, и, если отвлекаться на каждое, времени на все остальное просто не останется, — объясняет Грейс Маршалл. — Составляя план на день, думайте о своих глобальных целях и о том, как каждая задача приблизит вас к их достижению».
7. Не закладываете время на отдых
По мнению психолога Ли Чэмберс, включать в свой список дел пятиминутную дыхательную практику и/или прогулку вокруг дома не менее важно, чем рабочие задачи. «Важно давать себе возможность отдохнуть, перезагрузиться и восполнить дефицит энергии — без этого оставаться продуктивными крайне трудно: неизбежны ошибки, а в долгосрочной перспективе возможно выгорание».
8. Вписываете крошечные задачи просто ради удовольствия вычеркивать их
Как мы уже говорили, выполнение задачи заряжает нас дофамином и дарит нам ощущение того, что мы чего-то достигли, но это вовсе не значит, что в свой список дел стоит включать уйму неважных и несущественных мелочей.
«Чем больше задач — тем больше времени уходит на расстановку приоритетов. К тому же нам может казаться, что мы много всего успели, тогда как на самом деле мы ничего особенного и не сделали», — поясняет Чэмберс.
Так, задачи, которые мы должны выполнять изо дня в день (например, прием витаминов), эксперт советует собрать в отдельный список и повесить его на видном месте.
