«К сожалению, ситуации, когда мне удается ставить свои приоритеты во главу угла, — скорее норма, чем исключение. Я пытаюсь планировать свои задачи на день, выделяя главное, но в конце дня ощущаю себя совершенно вымотанной, потому что отвлекаюсь на звонки, мелкую текучку и совещания. Самые важные задачи продолжают откладываться, а грандиозные планы на год так и остаются написанными на листках бумаги. Что можно сделать, чтобы себе помочь?» — спрашивает Ольга, 27 лет.
Я часто сталкиваюсь с подобным запросом на тренингах по управленческой эффективности. Клиенты считают, что основная причина их проблемы — отсутствие приоритетов. Но в действительности они есть, просто человек не сильно сконцентрирован на них.
И первый шаг в решении этого вопроса — выбор правильного инструмента для работы над своей концентрацией. Он должен подходить именно под ваши персональные особенности: надо учитывать условия и вашей работы, и места проживания.
Для начала можно воспользоваться несколькими популярными методами, которые давно признаны эффективными. Именно их я стараюсь рекомендовать клиентам, с которыми мы только начинаем работать.
Первый подход: разберитесь с критериями оценки
Для начала ответьте на вопрос: какими критериями вы пользуетесь, когда расставляете приоритеты? Самый распространенный ответ — это критерий «срочности». С помощью него все дела выстраиваются в ряд в зависимости от дедлайна. И только после этого мы встраиваем в получившийся «виртуальный конструктор» новые задачи, смещая далеко назад те, которые можно выполнить позже.
Какие минусы есть у этого подхода? В список приоритетов сегодняшнего дня должно попадать не только то, что завтра потеряет актуальность, то есть срочное, но и то, что мы абстрактно называем «важным». Это то, что продвигает нас к достижению цели, либо то, что устраняет серьезные препятствия на пути к ней.
И здесь многие совершают ошибку, подменяя критерии. Лаконично это можно выразить следующим образом: «Это очень срочно, потому что очень важно!» «Это очень важно, потому что дедлайн уже завтра!» Но если в вашем перечне приоритетов на день нет задач, ведущих к достижению значимых для вас целей, необходимо внимательно проанализировать список ваших дел.
Нужно определиться, какие критерии вы используете для определения «срочности» и «важности» задач и не смешиваете ли два эти понятия.
Второй подход: выделите три категории приоритетов
Как известно, горизонты планирования бывают разными. Если мы рассматриваем горизонт планирования сроком в один день, то лучше действовать следующим образом:
- Определите один главный приоритет на день. Это та задача, на которую вы потратите сегодня максимум своих сил и времени;
- Определите три-четыре дела, на выполнение которых вы сегодня потратите минимум сил и времени. Лучше, если вы пропишете, сколько времени (пять минут, десять минут) вы планируете потратить на конкретное дело. Это станет для вас списком «последних приоритетов».
- В третью категорию попадет то, что можно назвать «делами остаточного принципа». Они будут выполнены, если для них останется свободное время. Но если они останутся нереализованными, это ни на что не повлияет.
Тут мы сталкиваемся с вопросом: «Как не потратить максимум сил на «последний приоритет», неосознанно отложив в сторону «главный»? Ответить на него поможет третий подход.
Третий подход: используйте режим «медленного времени»
Большую часть рабочего времени мы проводим в режиме «быстрого времени». Нам приходится принимать участие в рутинных процессах и обрабатывать огромное количество информации.
«Медленное время» — максимально эффективный способ остановить рутинный «бег в колесе». Это осознанный взгляд в себя и отправная точка для поиска ответов на вопросы: «Что я делаю? Зачем? Чего я не делаю и почему?»
Чтобы этот метод сработал лучше всего, выполните три рекомендации:
- Введите в свою повседневную рутину определенный ритуал. Это должно быть повторяющееся в течение дня действие, с помощью которого вы будете переходить в режим «медленного времени». Это может быть и перерыв на чай, и обычные приседания. Ритуал должен занимать не более 5 минут и позволять вам побыть в одиночестве. И, конечно, приносить вам радость и удовольствие — тогда вы не отложите его на завтра.
- Держите в голове мысль, что «медленное время» — это не просто время, проведенное с удовольствием, но и возможность повысить свою удовлетворенность режимом «быстрого времени». И задайте себе три вопроса: «Какого результата я должен сегодня достичь?», «Какой ближайший маленький шаг в направлении к этому результату мне нужно сделать?», «Что отвлекает меня от него и как не отвлекаться?» Эти вопросы помогут вам не упустить из вида свои главные цели. А планирование ближайших маленьких шагов станет прекрасной профилактикой прокрастинации.
- Используйте режим «медленного времени» два-четыре раза в день. Чем чаще и сильней на вас оказывают воздействие факторы внешнего мира, тем чаще стоит переходить в этот режим. Трех вопросов и пары минут на сеанс будет вполне достаточно. Основный критерий — это должно доставлять вам удовольствие. Но помните: использовать технику реже чем один раз в день значит не практиковать ее вовсе.
Об авторе
Александр Улесов — бизнес-тренер. Его .
